【不採用メール】送るときのポイントとは

不採用の連絡は採用業務において避けて通れない、必ずある業務です。

選考を行えば採用になる方もいますが、当然不採用になる方もいます。

むしろ不採用になる人の方が多いですね。

不採用を伝えるのはあまり前向きな業務ではないですが、この「不採用メール」こそ「企業の誠実さ」が見える業務ではないかと思います。

■不採用メールが重要な理由とは？

なぜ不採用メールが重要なのでしょうか。

それは

「自社のイメージが関わる可能性がある」からです。

今後、会社と関わる可能性が少ない人だからこそ、丁寧かつ慎重に行う必要があるのです。

不採用メールは応募者にとってネガティブな感情を与えてしまうこともあります。

そのため採用担当は「重要なやりとり」であることを念頭におく必要があります。

もしも不採用メールを送るタイミングや内容が雑だった場合、応募者にネガティブな印象を持たれてしまう可能性があり、SNSや口コミサイトを通じて拡散されてしまうリスクが高まります。

私が新卒で入った人材会社で教えてもらったことがあります。

不採用になった人は将来、何年後かにもしかするとその会社のお客様になる可能性があるかもしれない。

その時、ネガティブな印象があると、何もかもがうまくいかなくなるケースも出てくるかもしれない。

採用される人より採用されなかった人の対応を丁寧に行いましょう

と学びました。

不採用メールは、面接をしてから3日程度、遅くとも1週間以内には出すようにしましょう。

候補者にとって選考結果は早く知りたいものですが、

早く過ぎると「きちんと選考されていないのではないか」と捉えられてしまう可能性もありますし

遅すぎると「この会社大丈夫？」と不信感を持たれてしまう可能性もあります。

採用担当者は面接官に合否を早めにもらうことも重要な仕事の一つです。

プッシュもしつつ、連絡を忘れないようにタスク管理をしっかりしておきましょう。

・不採用メールはメールがよい

不採用メールは、出来れば電話はなくメールで送るのがいいです。

電話の場合は直接本人に伝えるのは言いづらいですし、選考について質問されて答えられない可能性も出てくるでしょう。答えられないと不信感につながってしまいます。

またメールのほうが記録に残るため言った言わないのトラブル回避も出来ます。

・不採用理由は必要？

まれに「不採用理由を教えてください。」と連絡がくることがあります。

不採用理由は告知する法的義務はなく、伝えなくても問題はありません。

むしろ不採用理由を伝えるとトラブルになる可能性もあります。

問合せがあった場合、「当社規定により回答いたしかねます」と伝えるのがいいでしょう。

どうしても知りたいと言われた場合は下記のような回答をしましょう。

「応募多数により選考基準が高くなり、相対的評価により止むを得ずこのような結果となりました」

「〇〇様の経歴やスキルは魅力的でしたが、弊社が求める人材の要件とは見合っていませんでした」

不採用メールは意外と重要な業務で企業イメージを左右するものなのです。

選考に惜しくも漏れた候補者は、将来のお客様かもしれません。不採用を告げる時は、候補者の立場にたって、真摯に丁寧に行いましょう。