内定通知書は作成されていますか？
最近では担当しているお客様でも作成している企業が増えてきました。
今回は内定通知書に関してお伝えします。

◆内定通知書とは

最終面接を合格した求職者に対して、内定を知らせるのが内定通知書の役割です。内定通知書は「内定」を証拠として示すことにおいては法的効力が発生しますが、発行することに法的義務はありません。

・求職者に内定を実感してもらう

内定を電話・メールで行うのもいいのですが、内定者に“内定が決まった”という喜びを与えられるとともに、実感してもらえます。内定辞退を防ぐ一つの要因になります。

・求職者との認識の齟齬をなくす

面接時は口頭での説明が多いですが書面で双方確認が出来ますので「言った」「言わない」の齟齬をなくすことができます。

・企業側の誠意を見せる

電話・メールで行えば業務の短縮になるかもしれませんがここは手間を惜しまずにやりましょう。自社の戦力になると判断して採用を決定した人材ですから、入社してもらえるように企業側も熱意を持って対応していく必要があります。

◆内定通知書の項目

採用試験への応募のお礼

採用が内定した旨の通知

同封書類の内容

返送書類の期限日

連絡先

労働条件に関すること

契約期間や勤務地、給与などの労働条件は必ずしも内定通知書に記載しなければならないということではありません。内定通知書とは別に労働条件通知書は労働基準法で通知をする義務がありますのでそこで詳しく確認が出来ます。

ただ、「内定です」とだけ伝えるよりも労働条件も通知されたいた方が内定を承諾するか、しないか決断できるのではないかと思います。

そして、期限を決めて返送書類（入社承諾書、入社誓約書など）を受け取ります。

●入社承諾書「特別な理由が無い限りは入社します」という書類

●入社誓約書「入社を承諾するだけではなく、入社するにあたって「履歴書の記載内容が事実である」または「会社の名誉を汚すことはしない」という書類

これで内定成立。

最終面接から通知までの時間が開くと、求職者は不安になり、同時期に内定した企業への入社を決めてしまうことも考えられます。書類を送るだけではなく、先にメールや電話で連絡をしておいたり、状況を確認したり、細かな業務ですがここはひと手間かける業務の一つだと思います。